Programmleitfaden informiert über Wesentliches

Der Programmleitfaden ist das zentrale Dokument, in dem die Ziele, die Teilnahmevoraussetzungen, die Gewährungskriterien sowie die Fördermodalitäten aller Förderbereiche des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« erläutert werden. Er kann über die Internetseite der EACEA heruntergeladen werden.


Fehler bei der Registrierung vermeiden

Antworten auf häufige Fragen, die im Rahmen des Registrierungsverfahrens auftreten können, sowie Tipps zur Fehlervermeidung haben wir für Sie in der Handreichung »Das Registrierungs-verfahren - Stolpern Sie nicht!« sowie in unserer Rubrik Häufige Fragen zusammengestellt.


Benutzerhandbuch für die Antragstellung

Die EACEA erläutert in ihrem »Proposal Submission User Guide« in englischer Sprache ausführlich und mit grafischen Darstellungen, wie ein Antragsformular generiert, ausgefüllt und abgesendet wird. Dabei werden auch die notwendingen technischen Voraussetzungen erklärt.


Die aktuellen Ausschreibungen für die einzelnen Fördermaßnahmen des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« (2014–2020) finden Sie auf der Internetseite der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA). Bei der Antragstellung handelt es sich um ein Online-Verfahren, d.h. der Antragsteller erstellt zunächst online das auf ihn zugeschnittene Antragsformular (interaktives PDF-Dokument), lädt es auf einen lokalen Rechner herunter und bearbeitet es dort. Anschließend übermittelt er es über eine integrierte Senden-Funktion in dem Formular auf digitalem Wege an die EACEA.

Registrierung

Um einen Antrag bei der EU stellen zu können, müssen sich alle am Projekt beteiligten Organisationen registrieren, sowohl der Antragsteller als auch die Partner.

Schritt 1: EU-Login-Account anlegen
EU-Login (ehemals ECAS: European Commission Authentication Service) ist ein Authentifizierungssystem der Europäischen Kommission. Sie müssen für Ihre Organisation einen EU-Login-Account anlegen. Wenn Sie aufgefordert werden auszuwählen, welcher Institution Sie angehören, wählen Sie bitte »Extern« aus. Dann geben Sie einen Benutzernamen, Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse an und erhalten einen Link, mit dem Sie ein Passwort generieren können - dieser ist ab Erhalt nur etwa eineinhalb Stunden gültig. Bitte stellen Sie deshalb sicher, dass Sie auf die bei der Registrierung angegebene E-Mailadresse unmittelbar zugreifen können. Mit dem Benutzernamen und dem selbst erstellten Passwort (EU-Login Daten) haben Sie Zugang zum Participant Portal, in dem Sie sich registrieren müssen, um einen PIC zu erhalten (siehe Schritt 2).

Schritt 2: Teilnehmernummer (PIC) abholen
Melden Sie sich mit Ihren EU-Login-Daten im Participant Portal der EACEA an, klicken Sie auf »Register organisation« und folgen Sie den Anweisungen im so genannten »Registration Wizard«. Nun müssen Sie alle erforderlichen Daten zu Ihrer Organisation/Gemeinde eingeben, um Ihren PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Wenn Sie den Registrierungsprozess unterbrechen oder ihn abschließen, klicken Sie bitte auf das Feld »Save«, das auch mit einem Diskettensymbol versehen ist, damit Ihre eingegebenen Daten gespeichert werden. Nach Abschluss der Eintragungen wird Ihnen Ihr PIC angezeigt und Sie erhalten eine E-Mail mit den eingetragenen Daten und Ihrem PIC an die angegebene E-Mailadresse.

Als Antragsteller müssen Sie darüber hinaus Schritt 3 und Schritt 4 ausführen.

Schritt 3: Hochladen der Formulare »Rechtsträger« und »Finanzangaben« in das Teilnehmerportal
Nachdem Sie die entsprechenden Formulare auf den Internetseiten der EACEA heruntergeladen, ausgefüllt und auf Ihrem Rechner gespeichert haben, melden Sie sich über das Login-Feld mit Ihren Benutzerdaten im Teilnehmerportal an, klicken auf den Link »My Organisations option« im linken unteren Teil der Seite und im Anschluss auf das rote Feld mit den Buchstaben »MO« (Modify Organisation). Im nun neu geöffneten Fenster gelangen Sie über den Kartenreiter »documents«, den Sie in der linken Spalte finden, oder indem Sie bis zur Rubrik »documents« herunterscrollen, zu der Stelle, an der Sie die Formulare hochladen können. Klicken Sie auf das blaue Feld »Add document« und wählen Sie das entsprechende Dokument sowie die dazugehörige Beschreibung aus. Klicken Sie nach dem Hochladen bitte das Feld »Submit for processing« an, damit Ihre Daten übertragen werden. Im Anschluss an den Sendeprozess werden Ihnen neben dem Dokument das Datum sowie der Hinweise »Sent« angezeigt.

Schritt 4: Erstellen des Antragsformulars
Das Erstellen des Antragsformulars ist unabhängig von den Dokumenten im Teilnehmerportal. Es kann auch generiert und bearbeitet werden, wenn die Formulare »Rechtsträger« und »Finanzangaben« noch nicht hochgeladen wurden.

Antragsformular

Auf der eForm-Seite der EACEA erstellen Sie Ihr Antragsformular. Klicken Sie dafür auf »Create new application for funding«, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und wählen dann das Programm »Europe for Citizens« aus dem Dropdown-Menü aus. Mit einem Klick auf »Search« öffnet sich eine Liste mit den Fördermaßnahmen. Für jede Fördermaßnahme gilt ein anderes Formular. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Maßnahme markieren, in der Sie den Antrag stellen wollen. Nach der Auswahl der für Sie relevanten Fördermaßnahme wählen Sie die Sprache aus, in der das Formular erstellt werden soll, geben Ihre PIC und die Ihres/r Partner/s ein, wählen die antragstellende Organisation aus und erstellen über das Feld »Create application eForm« Ihr persönliches Antragsformular. Das generierte Antragsformular speichern Sie vor dem Bearbeiten lokal auf Ihrem Computer ab. Die Erstellung des Antragsformulars ist spätestens sechs Wochen vor der jeweiligen Einreichfrist möglich. Zum Versand des Formulars müssen Sie sich nicht erneut im Teilnehmerportal anmelden. Im Formular ist eine Senden-Funktion integriert, die aktiviert wird, wenn das Formular vollständig ausgefüllt und der Verbindungstest erfolgreich abgeschlossen wurde. Das Feld »Formular absenden« wird dann grün und der Sendeprozess mit einem Klick auf dieses Feld angestoßen.

Wichtige Hinweise zur Antragstellung sowie unsere Handreichung »Das Registrierungsverfahren - Stolpern Sie nicht!«  finden Sie unter der Rubrik Häufige Fragen.

Bitte beachten Sie, dass die antragstellende Kommune, Einrichtung bzw. Organisation der EACEA zusätzlich zum Antragsformular weitere Dokumente zur Verfügung stellen bzw. einreichen muss. Die Vorlagen für diese Dokumente finden Sie auf der Internetseite der EACEA unter der für Sie relevanten Fördermaßnahme:

  • Ehrenwörtliche Erklärung (declaration on honour): Dieses Dokument muss eingereicht werden, da im Antragsformular kein Feld für eine Unterschrift vorgesehen ist. Die ehrenwörtliche Erklärung, die Sie unter der für Sie relevanten Fördermaßnahme finden, müssen Sie an Ihrem Rechner ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben (Rechtsvertreter) und einscannen; dann in das eForm integrieren.
  • Rechtsträgerformular: Hier machen Sie Angaben zum Rechtsstatus der Einrichtung, die Sie vertreten. Das ausgefüllte Formular muss vor Einreichung des eForms in das Teilnehmer-Portal hochgeladen werden (siehe Schritt 3).
  • Finanzangabenformular: Hier geben Sie die Kontodaten der antragstellenden Kommune, Einrichtung bzw. Organisation an. Das ausgefüllte Formular muss vor Einreichung des eForms in das Teilnehmer-Portal hochgeladen werden (siehe Schritt 3).