Programmleitfaden informiert über Wesentliches

Der Programmleitfaden ist das zentrale Dokument, in dem die Ziele, die Teilnahmevoraussetzungen, die Gewährungskriterien sowie die Fördermodalitäten aller Förderbereiche des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« erläutert werden. Er kann über die Internetseite der EACEA heruntergeladen werden.


Fehler bei der Registrierung vermeiden

Antworten auf häufige Fragen, die im Rahmen des Registrierungsverfahrens auftreten können, sowie Tipps zur Fehlervermeidung haben wir für Sie in der Handreichung »Das Registrierungs-verfahren - Stolpern Sie nicht!« sowie in unserer Rubrik Häufige Fragen zusammengestellt.


Benutzerhandbuch für die Antragstellung

Die EACEA erläutert in ihrem »Proposal Submission User Guide« in englischer Sprache ausführlich und mit grafischen Darstellungen, wie ein Antragsformular generiert, ausgefüllt und abgesendet wird. Dabei werden auch die notwendingen technischen Voraussetzungen erklärt.


Benutzerhandbuch für die Erstellung des Abschlussberichts

Spätestens zwei Monate nach Abschluss Ihres Projekts müssen Sie den elektronischen Abschlussbericht (eReport) bei der EACEA eingereicht haben. Möglich ist dies über das Teilnehmerportal, in dem Sie Zugriff auf das entsprechende Formular haben. Zusammen mit dem eReport müssen Sie weitere Unterlagen einreichen. Welche dies sind, erfahren Sie auf der Internetseite der EACEA im Bereich »Für Begünstige« unter der für Sie relevanten Fördermaßnahme. Hilfestellung beim Ausfüllen und Versenden des eReports gibt der User Guide.

Häufige Fragen

zum Registrierungsverfahren

zur Antragstellung

Antworten auf weitere Fragen zum Programm, zur Projektkonzeption, zum Auswahlverfahren und zur Projektdurchführung/für Begünstige finden Sie unter FAQs.


Häufige Fragen zum Registrierungsverfahren

Wie kann ich mein Passwort im EU-Login-System ändern?

Auf der Internetseite des European Commission Authentication Service EU Login (ehemals ECAS) können Sie ein neues Passwort anfordern, indem Sie im oberen rechten Bereich das Feld »New password« anklicken. Wird ein neues Passwort angefordert, erhält man eine E-Mail mit einem Link, der das Ändern des Passworts ermöglicht. Dieser Link muss innerhalb von 30 Minuten aktiviert werden. Wenn dies nicht erfolgt, kann das nächste Passwort erst nach 24 Stunden angefordert werden.

An wen wende ich mich bei Problemen mit meinen Benutzerdaten?

Bei Problemen mit den Benutzerdaten wenden Sie sich bitte direkt an das EC Central Helpdesk der Europäischen Kommission:

EC-Central-Helpdesk@ec.europa.eu

Bitte halten Sie für die Kommunikation mit dem EC Central Helpdesk den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse des betreffenden Accounts bereit. Geben Sie an, dass Sie ein externer Benutzer (external user) des Portals sind und in welchem Förderprogramm Sie einen Antrag stellen möchten. Beschreiben Sie das Problem und fügen Sie, wenn möglich, einen Screenshot der Fehlermeldung, die Sie erhalten haben, bei.

An wen wende ich mich bei Fragen zur Registrierung im Teilnehmerportal?

Jede Einrichtung, die sich am Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger« beteiligen möchte, muss sich zunächst im Teilnehmerportal der Europäischen Kommission registrieren. Die bei der Registrierung angegeben Daten werden vom Validierungsservice, der bei der Exekutivagentur für die Forschung (Research Executive Agency/REA) angesiedelt ist, überprüft.

Während des Validierungsprozesses durch die REA können sowohl kommunale als auch zivilgesellschaftliche Projektträger aufgefordert werden, weitere Dokumente in das Teilnehmerportal hochzuladen, z.B. die Satzung. Hierbei handelt es sich entweder um die Vereinssatzung für zivilgesellschaftliche Organisationen oder die kommunale Hauptsatzung für Kommunen.

Nach erfolgreicher Validierung erhalten die Einrichtungen den Status »validiert«. Nur mit validierten Einrichtungen schließt die Europäische Kommission die Finanzhilfevereinbarung ab.

Wenn Sie Fragen bzgl. der Registrierung im Teilnehmerportal haben oder Probleme auftreten, wenden Sie sich bei technischen Fragen bitte an die E-Mailadresse

EC-GMSS-EDUCATION-SUPPORT@ec.europa.eu

oder nutzen Sie die Kontakt-Funktion im Participant Portal (hierfür müssen Sie eingeloggt sein).

Nicht-technische Fragen richten Sie bitte an die folgende E-Mailadresse:

EACEA-PORTAL-EUROPE-FOR-CITIZ@ec.europa.eu

Wie kann ich Fehler bei der Registrierung vermeiden?

Antworten auf häufige Fragen, die im Rahmen des Registrierungsverfahrens auftreten können, sowie Tipps zur Fehlervermeidung haben wir in der Handreichung »Das Registrierungsverfahren - Stolpern Sie nicht!« für Sie zusammengestellt.

Was bedeutet LEAR?

Nach der abgeschlossenen Registrierung im Teilnehmerportal wird der gesetzliche Vertreter/ die gesetzliche Vertreterin der Kommune, Einrichtung oder Organisation von der Europäischen Kommission aufgefordert, eine interne Person zu benennen, die als Ansprechpartner gegenüber der Europäischen Kommission für alle Fragen in Bezug auf die Einträge in Teilnehmerportal fungiert. Dies ist der sogenannte LEAR (Legal Entity Appointed Representative).

Der LEAR bekommt von der Europäischen Kommission gesonderte Zugangsdaten für das Teilnehmerportal und kann als einziger Daten ändern oder ergänzen. Zu seinen Aufgaben gehört es, die Daten, die in der Teilnehmerdatenbank hinterlegt sind, zu pflegen, zu aktualisieren und ggf. über das Teilnehmerportal zu ändern.


Häufige Fragen zur Antragstellung

Wo finde ich das Antragsformular?

Für Projekt- und Betriebskostenzuschüsse gibt es unterschiedliche Formulare. Sie können über die eForm-Seite der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) erstellt werden. Die Antragstellung erfolgt über mehrere Dokumente, die wir Ihnen nicht zusenden, sondern die Sie auf der genannten Internetseite finden. Den Link zu den Antragsformularen sowie Hinweise zur Vorgehensweise finden Sie auf unserer Internetseite in der Rubrik »Anträge stellen« unter Antragsverfahren.

Das Antragsformular lässt sich nicht herunterladen

Wenn sich das Antragsformular nach Eingabe der Teilnehmernummern (PIC) nicht auf den eigenen Rechner herunterladen lässt, kann dies mit Ihrem Internetbrowser zusammenhängen. Die EACEA empfiehlt die Verwendung von Windows Internet Explorer, Version 9 oder höher, oder Mozilla Firefox, Version 17.019 oder höher.

Das Antragsformular ist ungültig

Das Antragsformular ist u.a. dann ungültig, wenn eine der beteiligten Einrichtungen oder Organisationen nicht gemeinnützig ist. Im Verständnis der Europäischen Kommission gelten neben gemeinnützigen Vereinen auch Kommunen als gemeinnützig. Bitte achten Sie also darauf, dass Sie und Ihre Partner sich im Teilnehmerportal entsprechend registrieren. Dafür müssen Sie im Bereich »Organisation« unter der Abfrage zum »Legal Status« unbedingt non-profit markieren.

Der Verbindungstest im Formular war nicht erfolgreich

Wenn der Verbindungstest nicht funktioniert, müssen Sie die Sicherheitseinstellungen im Acrobat Reader abändern. Gehen Sie über das Feld »Bearbeiten« und wählen Sie im Dropdown-Menü »Voreinstellungen« aus. Im sich nun öffnenen Fenster wählen Sie »Sicherheit (erweitert)« aus und entfernen auf der rechten Seite des Fensters den Haken in dem Feld »Erweiterte Sicherheit aktivieren«. Klicken Sie auf ok und führen Sie den Verbindungstest erneut durch.

Wie füge ich nachträglich weitere Partnerorganisationen in das Formular ein?

Wenn Sie Ihre Partnerliste ändern möchten, müssen Sie das Antragsformular aktualisieren. Dazu melden Sie sich zunächst mit Ihren Benutzerdaten im Teilnehmerportal an. 

Danach öffnen Sie die e-Form-Seite der EACEA in einem neuen Fenster in Ihrem Internetbrowser. Klicken Sie auf dieser Seite unten links das Feld »Revise list of participating organisations and update application for funding« an.

Laden Sie im nächsten Schritt das bereits bestehende Antragsformular von Ihrem Rechner hoch: Klicken Sie dazu auf das Feld »Browse«. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Zugriff auf Ihre lokale Festplatte haben. Wählen Sie das dort abgespeicherte Antragsformular aus und klicken Sie auf »Öffnen«. Nun wird die Datei in dem Textfeld neben der Funktion »Browse« angezeigt.

Laden Sie jetzt das Dokument durch einen Klick auf das Feld »Upload« hoch und klicken Sie auf das nun erscheinende Feld »Next step«, um fortzufahren.
In einer Tabelle werden nun alle bislang beteiligten Partner angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, durch die Eingabe weiterer Teilnehmernummern (PIC) neue Partner hinzuzufügen. Möchten Sie einen Partner und dessen Angaben aus dem Antragsformular entfernen, setzen Sie in das leere Kästchen rechts in der Zeile des entsprechenden Partners ein Häkchen und klicken anschließend auf das Feld »Remove checked organisation(s)«. Wurden alle Änderungen durchgeführt, klicken Sie auf das Feld »Create revised application form«.

Im Folgenden erscheint eine Hinweismeldung, in der Sie aufgefordert werden, Ihr neu generiertes Formular abzuspeichern. Nach dem Abspeichern können Sie in dem neuen Formular arbeiten.

Wie ist das Antragsformular strukturiert?

Teil A und B
Hier machen Sie Angaben zum Antragsteller und den Partnern:

  •  Adressdaten
  • Ansprechpartner
  • Rechtsstatus
  • Ziele der Einrichtung oder Organisation sowie deren Rolle im Projekt
  • Angaben zu bereits erhaltenen EU-Zuschüssen

Teil C
Hier machen Sie formale Angaben zum Projekt:

  • Projektstart und -ende
  • Veranstaltungsorte
  • Angaben zur Anzahl, Altersstruktur und zum Geschlechterverhältnis der Teilnehmer/innen
  • Beschreibung der Projektziele
  • Angaben zur Errechnung des Zuschusses

Teil D
Hier machen Sie Angaben zur technischen Leistungsfähigkeit von Antragsteller und Partner.

Teil E
Hier machen Sie Angaben zur inhaltlichen Projektkonzeption:

  • Vereinbarkeit Ihres Vorhabens mit den Zielen und Schwerpunktthemen des Programms
  • Arbeitsprogramm
  • Verbreitungsstrategie von Projektinformationen und -ergebnissen
  • kurz- und längerfristige Auswirkungen des Vorhabens

Teil F
Übersicht über die einzelnen geplanten Aktivitäten

Was ist mit »Anzahl der Länder« im Feld C.5. gemeint?

Die Berechnung des Zuschusses für Geschichtsprojekte (Förderbereich 1), Vernetzungsprojekte (Förderbereich 2.2) und Projekte der Zivilgesellschaft (Förderbereich 2.3) erfolgt auf der Grundlage von Pauschalsätzen, die von der Anzahl der Länder und der Anzahl der Teilnehmer abhängig sind. Die »Anzahl der Länder« bezieht sich auf die Länder, aus der die förderfähigen Teilnehmer/innen an der jeweiligen Veranstaltung kommen.

Beispielberechnung:
Wenn Sie eine Veranstaltung mit 53 Teilnehmer/innen aus vier am Programm teilnehmenden Ländern planen, wählen Sie im Feld »Anzahl der Länder« die Tranche 4-6 und bei der »Anzahl der Teilnehmer« die Tranche 51-75 aus. Der errechnete Zuschuss für die Veranstaltung beträgt 17.500 Euro.
Es ist nicht zwingend notwendig, dass die Teilnehmenden aus den Ländern stammen, in denen Antragsteller und Partner ihren Sitz haben. Sofern die Teilnehmer/innen aus am Programm beteiligten Ländern stammen, können sie für die Berechnung des Zuschusses berücksichtigt werden.

Warum ist das Feld D.1 »Erfahrungen der Projektorganisatoren auf dem Gebiet« bereits mit der Angabe »N/A« vorausgefüllt?

Die technische Leistungsfähigkeit wird nur bei Antragstellern abgefragt, die einen Zuschuss von mehr als 60.000 Euro beantragen. Bei Antragstellern, die eine geringere Summe beantragen, wird das Feld automatisch mit »N/A« vorausgefüllt.

Ist ein separater Budgetplan einzureichen?

Nein, in das Antragsformular ist in der Rubrik C.5 »Haushaltsplan« bereits ein Budgetplan integriert. Ein separater Haushaltsplan ist nicht einzureichen.

Was sind »indirekt erreichte Personen«?

Die Europäische Kommission erwartet von Projektträgern, dass sie über den direkt an den Aktivitäten beteiligten Personenkreis hinaus möglichst viele Menschen über das Vorhaben und dessen Ergebnisse informieren. Bei den Personen, die z.B. über Newsletter, Internetseiten, Zeitungsberichte oder öffentliche Veranstaltungen von dem Projekt erfahren, handelt es sich also um »indirekt erreichte Personen«.

Wer hilft bei technischen Problemen?

Der User Guide erläutert detailliert, wie das elektronische Antragsformular (e-Form) erstellt, ausgefüllt und übermittelt wird. Auf der e-Form-Seite der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) werden in der Rubrik Known Issues, die relativ weit unten im linken Bereich der Seite zu finden ist, zudem eine Reihe von bekannten technischen Schwierigkeiten dargestellt und Lösungen aufgezeigt. Wenn Sie technische Probleme haben, die sich weder durch die Erläuterungen im User Guide noch durch die Rubrik "Known Issues" beheben lassen, konsultieren Sie das Helpdesk der EACEA, dessen Kontaktdaten Sie ebenfalls im unteren Bereich der Internetseite finden.

Gibt es den User Guide auf Deutsch?

Das Dokument gibt es nur in englischer Sprache, aber die darin beschriebenen Vorgänge werden zusätzlich mit Bildern dargestellt, die zum Verständnis beitragen. Auch der digitale Übermittlungsprozess ist schrittweise beschrieben. Wir empfehlen Ihnen, sich vor dem Ausfüllen des eFormulars den User Guide anzuschauen. Es handelt sich hierbei um eine Art »technische Gebrauchsanweisung« mit Hintergrundinformationen und wichtigen Hinweisen zum Antragsformular.       

Gibt es Vorgaben für die Höchstsätze von Personalkosten, Honorare, Hotelkosten etc.?

Für Honorare und Personalkosten gelten marktübliche Preise. Die EU macht hier keine Vorgaben. Für die Abrechnung von Reisekosten (Fahrt, Übernachtung, Tagegelder) gilt das Bundesreisekostengesetz.