Programmleitfaden informiert über Wesentliches

Der Programmleitfaden ist das zentrale Dokument, in dem die Ziele, die Teilnahmevoraussetzungen, die Gewährungskriterien sowie die Fördermodalitäten aller Förderbereiche des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« erläutert werden. Er kann über die Internetseite der EACEA heruntergeladen werden.


Fehler bei der Registrierung vermeiden

Antworten auf häufige Fragen, die im Rahmen des Registrierungsverfahrens auftreten können, sowie Tipps zur Fehlervermeidung haben wir für Sie in der Handreichung »Das Registrierungs-verfahren - Stolpern Sie nicht!« zusammengestellt.


Benutzerhandbuch für die Antragstellung

Die EACEA erläutert in ihrem »Proposal Submission User Guide« in englischer Sprache ausführlich und mit grafischen Darstellungen, wie ein Antragsformular generiert, ausgefüllt und abgesendet wird. Dabei werden auch die notwendingen technischen Voraussetzungen erklärt.


Benutzerhandbuch für die Erstellung des Abschlussberichts

Spätestens zwei Monate nach Abschluss Ihres Projekts müssen Sie den elektronischen Abschlussbericht (eReport) bei der EACEA eingereicht haben. Möglich ist dies über das Teilnehmerportal, in dem Sie Zugriff auf das entsprechende Formular haben. Zusammen mit dem eReport müssen Sie weitere Unterlagen einreichen. Welche dies sind, erfahren Sie auf der Internetseite der EACEA im Bereich »Für Begünstige« unter der für Sie relevanten Fördermaßnahme. Hilfestellung beim Ausfüllen und Versenden des eReports gibt der User Guide.


Häufige Fragen zum Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger«

Ausführliche Informationen zum Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger« finden Sie im Programmleitfaden. Bei Unklarheiten oder offenen Fragen rufen Sie uns gerne an (0228/201 67 26) oder schreiben Sie uns eine E-Mail: info@kontaktstelle-efbb.de.

Was fördert das Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger«?

Das Programm fördert in vielfältiger Weise Kommunen, Vereine, Verbände, Bildungseinrichtungen, Forschungsinstitute, Stiftungen, Gewerkschaften und andere zivilgesellschaftliche Organisationen, die mit ihren Aktivitäten dazu beitragen, den Bürger/innen die Europäische Union näherzubringen. Einzelpersonen sind nicht antragsberechtigt.

Weitere Informationen

Welche Länder nehmen am Programm teil?

Gemeinnützige Organisationen, Einrichtungen sowie regionale und lokale Behörden mit eigenem Rechtsstatus aus folgenden Ländern können im Rahmen des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« einen Antrag stellen bzw. an Projekten teilnehmen:

  • 28 Mitgliedstaaten der Europäischen Union
  • Albanien
  • ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien
  • Serbien
  • Montenegro
  • Bosnien und Herzegowina

Weitere Länder können an dem Programm teilnehmen, sofern sie gesonderte Assoziierungsabkommen zum Programm mit der Europäischen Kommission vereinbart haben. Dazu gehören Island, Liechtenstein, Norwegen und die Türkei. Derzeit hat keines der vier Länder Interesse an einer Teilnahme bekundet.

Sind Teilnehmer/innen aus Drittländern / Nicht-EU-Ländern förderfähig?

Förderfähig sind nur Personen aus den am Programm teilnehmenden Ländern (s.o). Personen aus Drittländern/ Nicht-EU-Ländern können an Ihrem Vorhaben teilnehmen, müssen jedoch anderweitig finanziert werden. 

Wer kann einen Antrag stellen?

Der Antragsteller und seine Partner müssen eine eigene Rechtsform haben, je nach Aktion oder Fördermaßnahme, in welcher der Antrag auf Förderung gestellt werden soll, entweder als Körperschaften des öffentlichen Rechtes oder als gemeinnützige Organisationen der Zivilgesellschaft. Zu den Organisationen der Zivilgesellschaft gehören im Verständnis der EU Gewerkschaften, Bildungseinrichtungen, Schulen und Universitäten, Organisationen aus dem Bereich der Freiwilligentätigkeit und des Amateursports u.a.

Einzelpersonen können keine Anträge stellen.

Können Kommunen nur mit ihren offiziellen Partnerstädten Projekte durchführen?

Förderbereich 2.1 fördert den Austausch im Rahmen von Städtepartnerschaften. Gemeint sind damit verbriefte Kooperation zwischen Kommunen, d.h. es muss keine formale Städtepartnerschaft im engeren Sinne vorliegen. Die Kooperationsvereinbarung zwischen den Kommunen kann auch historische, wirtschaftliche, touristische oder andere Hintergründe haben.

Sind Landkreise im Rahmen von Bürgerbegegnungen (Förderbereich 2.1) antragsberechtigt?

Nein, Landkreise können keine Förderung von Bürgerbegegnungen beantragen. 

Können zeitgleich Förderanträge für das gleiche Projekt im Programm EfBB und einem anderen EU-Förderprogramm eingereicht werden?

Ja, Sie können parallel mehrere Anträge für das gleiche Projekt bei der EU einreichen. Sie müssen aber darauf achten, dass es nicht zu einer Doppelfinanzierung kommt. Wenn Sie also eine Bewilligung für eines der Programme erhalten, sind Sie verpflichtet, weitere evtl. bewilligte Zuschüsse abzulehnen.  

Werden Reisekosten der Teilnehmer/innen extra bezuschusst?

Nein, die Reisekostenzuschüsse für Bürgerbegegnungen werden nicht extra berechnet. Die Projektpartner entscheiden über die Verwendung des Förderbetrags der EU und ob ein Reisekostenzuschuss aus diesem Betrag an die Gäste ausgezahlt wird.

Können parallel Anträge in Förderbereich 2.1 und 2.2 gestellt werden?

Ja, Kommunen können parallel Anträge für eine Bürgerbegegnung und ein Projekt zur thematischen Netzwerkbildung zwischen Partnerstädten einreichen, wenn es sich um zwei unterschiedliche, klar voneinander getrennte Vorhaben handelt. 

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Vom Projektantrag bis zur Auszahlung des Förderbetrags: Wie läuft das?

  • Aufruf zur Einreichung von Projektvorschlägen ...

... ist im Falle des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« der Programmleitfaden. Hier finden Sie alle Antragsfristen und wichtige Informationen, die Sie zur Beantragung eines Zuschusses benötigen.
Das Antragsformular ist spätestens sechs Wochen vor der Antragsfrist auf der Internetseite der EACEA abrufbar (siehe Anträge stellen). Für Betriebskostenzuschüsse werden jedoch gesonderte Aufrufe veröffentlicht.

  • Projektauswahl:

Nach der Einreichung der Antragsunterlagen beginnt der Auswahlprozess, der 12 - 16 Wochen dauert. Die Auswahlergebnisse werden spätestens im vierten Monat nach Ablauf der Einreichfrist bekanntgegeben. Weitere Informationen zum Auswahlverfahren finden Sie hier.

  • Durchführung des Projekts:

Wird Ihr Projekt bewilligt, haben Sie je nach Aktion und Maßnahme 18 oder 24 Monate Zeit, um Ihr Projekt vorzubereiten, umzusetzen und abzuschließen.

  • Abschlussbericht:

Spätestens acht Wochen nach Beendigung des Projekts müssen Sie einen Abschlussbericht bei der EACEA eingereicht haben. Die Vorlage für den Bericht finden Sie im Teilnehmerportal, in dem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden. Über die Rubrik »My Area« und die Auswahl von »My Project(s)« gelangen Sie zu Ihren/m aktuellen/m Projekt/en. Über das Feld »MP« (Manage Projects) können Sie die Vorlage für den Abschlussbericht aufrufen und bearbeiten.

  • Überprüfung des Berichts durch die EACEA und Auszahlung:

Die EACEA hat sich selbst eine Frist von 45 Tagen gesetzt, um den Bericht zu prüfen. Sollten keine Rückfragen auftreten oder Unklarheiten bestehen, wird dem Projektträger nach Ablauf dieser Frist die gesamte oder anteilige Fördersumme ausgezahlt.

Beispiel für den Zyklus eines Projekts im Förderbereich 1 und im Förderbereich 2.3

Was ist das Europäische Solidaritätskorps?

Das Europäische Solidaritätskorps ist eine neue Initiative der Europäischen Union. Es schafft Möglichkeiten für junge Menschen, an Freiwilligenprojekten oder Beschäftigungsprojekten in ihrem eigenen Land oder im Ausland teilzunehmen, die Gemeinschaften und Menschen in ganz Europa zugutekommen. Teilnehmen können junge Menschen zwischen 18 und 30 Jahren. Häufig gestellte Fragen zum Solidaritätskorps werden auf dieser Internetseite näher erläutert. Darüber hinaus gibt es ein Kontaktformular, über das offene Fragen gestellt werden können, die dann innerhalb von drei bis fünf Werktagen beantwortet werden.

Wie können Teilnehmer/innen des Europäischen Solidaritätskorps in Projekte im Bürgerschaftsprogramm eingebunden werden?

Die EACEA hat Antworten auf häufige Fragen zur Einbindung von jungen Menschen in Projekte im Bürgerschaftsprogramm über das Europäische Solidaritätskorps auf ihrer Internetseite eingestellt.


Häufige Fragen zur Projektkonzeption

Wie groß ist der Anteil, den der Projektträger finanzieren muss?

Die Förderungen der Union entsprechen dem Grundsatz der Kofinanzierung. Sie ergänzen den finanziellen Eigenbetrag des Antragstellers und/oder die nationalen, regionalen und lokalen Finanzhilfen, die anderweitig gewährt werden. Der Anteil dieser Eigen- oder Drittmittel muss im Antrag jedoch nicht ausgewiesen werden. Der Zuschuss im Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger« wird auf der Grundlage von Pauschalsätzen berechnet. Der Pauschalen wurden so bemessen, dass ein gutes europäisches Kooperationsprojekt nicht vollständig aus dem EU-Zuschuss finanziert werden kann.

Sind Online-Seminare förderfähig?

Webinare und Konferenzen, die über Online-Tools abgehalten werden, können als Projektaktivitäten anerkannt werden. Die Zuschussberechnung erfolgt, wie auch bei allen anderen Aktivitäten, über die gültigen Pauschalsätze, die dem Programmleitfaden zu entnehmen sind. Auch hier berechnen sich die Pauschalen anhand der Anzahl der (erwarteten) Teilnehmer/innen und der beteiligten Länder. Es empfiehlt sich, einen Mix aus verschiedenen Veranstaltungsformaten in den Antrag aufzunehmen. 

Was ist mit der »europäischen Dimension« eines Projektes gemeint?

Die Europäische Union fördert nur Vorhaben, die einen eindeutig erkennbaren europäischen Mehrwert erbringen. Dies gilt für alle EU-Programme, also wird auch bei der Prüfung Ihres Antrags gefragt, welchen zusätzlichen Nutzen Ihr Projekt für die EU leistet. Dieser entsteht durch europäische Themen, die Sie behandeln, und durch die internationale Kooperation zwischen Ihnen und Ihren Partnern.

Weitere Erläuterungen zur »Europäischen Dimension« finden Sie hier.


Häufige Fragen zum Registrierungsverfahren

Wie kann ich mein Passwort im EU-Login-System ändern?

Auf der Internetseite des European Commission Authentication Service EU Login (ehemals ECAS) können Sie ein neues Passwort anfordern, indem Sie im oberen rechten Bereich das Feld »New password« anklicken. Wird ein neues Passwort angefordert, erhält man eine E-Mail mit einem Link, der das Ändern des Passworts ermöglicht. Dieser Link muss innerhalb von 30 Minuten aktiviert werden. Wenn dies nicht erfolgt, kann das nächste Passwort erst nach 24 Stunden angefordert werden.

An wen wende ich mich bei Problemen mit meinen Benutzerdaten?

Bei Problemen mit den Benutzerdaten wenden Sie sich bitte direkt an das EC Central Helpdesk der Europäischen Kommission:

EC-Central-Helpdesk@ec.europa.eu

Bitte halten Sie für die Kommunikation mit dem EC Central Helpdesk den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse des betreffenden Accounts bereit. Geben Sie an, dass Sie ein externer Benutzer (external user) des Portals sind und in welchem Förderprogramm Sie einen Antrag stellen möchten. Beschreiben Sie das Problem und fügen Sie, wenn möglich, einen Screenshot der Fehlermeldung, die Sie erhalten haben, bei.

An wen wende ich mich bei Fragen zur Registrierung im Teilnehmerportal?

Jede Einrichtung, die sich am Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger« beteiligen möchte, muss sich zunächst im Teilnehmerportal der Europäischen Kommission registrieren. Die bei der Registrierung angegeben Daten werden vom Validierungsservice, der bei der Exekutivagentur für die Forschung (Research Executive Agency/REA) angesiedelt ist, überprüft.

Während des Validierungsprozesses durch die REA können sowohl kommunale als auch zivilgesellschaftliche Projektträger aufgefordert werden, weitere Dokumente in das Teilnehmerportal hochzuladen, z.B. die Satzung. Hierbei handelt es sich entweder um die Vereinssatzung für zivilgesellschaftliche Organisationen oder die kommunale Hauptsatzung für Kommunen.

Nach erfolgreicher Validierung erhalten die Einrichtungen den Status »validiert«. Nur mit validierten Einrichtungen schließt die Europäische Kommission die Finanzhilfevereinbarung ab.

Wenn Sie Fragen bzgl. der Registrierung im Teilnehmerportal haben oder Probleme auftreten, wenden Sie sich bei technischen Fragen bitte an die E-Mailadresse

EC-GMSS-EDUCATION-SUPPORT@ec.europa.eu

oder nutzen Sie die Kontakt-Funktion im Participant Portal (hierfür müssen Sie eingeloggt sein).

Nicht-technische Fragen richten Sie bitte an die folgende E-Mailadresse:

EACEA-PORTAL-EUROPE-FOR-CITIZ@ec.europa.eu

Wie kann ich Fehler bei der Registrierung vermeiden?

Antworten auf häufige Fragen, die im Rahmen des Registrierungsverfahrens auftreten können, sowie Tipps zur Fehlervermeidung haben wir in der Handreichung »Das Registrierungsverfahren - Stolpern Sie nicht!« für Sie zusammengestellt.

Was bedeutet LEAR?

Nach der abgeschlossenen Registrierung im Teilnehmerportal wird der gesetzliche Vertreter/ die gesetzliche Vertreterin der Kommune, Einrichtung oder Organisation von der Europäischen Kommission aufgefordert, eine interne Person zu benennen, die als Ansprechpartner gegenüber der Europäischen Kommission für alle Fragen in Bezug auf die Einträge in Teilnehmerportal fungiert. Dies ist der sogenannte LEAR (Legal Entity Appointed Representative).

Der LEAR bekommt von der Europäischen Kommission gesonderte Zugangsdaten für das Teilnehmerportal und kann als einziger Daten ändern oder ergänzen. Zu seinen Aufgaben gehört es, die Daten, die in der Teilnehmerdatenbank hinterlegt sind, zu pflegen, zu aktualisieren und ggf. über das Teilnehmerportal zu ändern.


Häufige Fragen zur Antragsstellung

Wo finde ich das Antragsformular?

Für Projekt- und Betriebskostenzuschüsse gibt es unterschiedliche Formulare. Sie können über die eForm-Seite der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) erstellt werden. Die Antragstellung erfolgt über mehrere Dokumente, die wir Ihnen nicht zusenden, sondern die Sie auf der genannten Internetseite finden. Den Link zu den Antragsformularen sowie Hinweise zur Vorgehensweise finden Sie auf unserer Internetseite in der Rubrik »Anträge stellen« unter Antragsverfahren.

Das Antragsformular lässt sich nicht herunterladen

Wenn sich das Antragsformular nach Eingabe der Teilnehmernummern (PIC) nicht auf den eigenen Rechner herunterladen lässt, kann dies mit Ihrem Internetbrowser zusammenhängen. Die EACEA empfiehlt die Verwendung von Windows Internet Explorer, Version 9 oder höher, oder Mozilla Firefox, Version 17.019 oder höher.

Das Antragsformular ist ungültig

Das Antragsformular ist u.a. dann ungültig, wenn eine der beteiligten Einrichtungen oder Organisationen nicht gemeinnützig ist. Im Verständnis der Europäischen Kommission gelten neben gemeinnützigen Vereinen auch Kommunen als gemeinnützig. Bitte achten Sie also darauf, dass Sie und Ihre Partner sich im Teilnehmerportal entsprechend registrieren. Dafür müssen Sie im Bereich »Organisation« unter der Abfrage zum »Legal Status« unbedingt non-profit markieren.

Der Verbindungstest im Formular war nicht erfolgreich

Wenn der Verbindungstest nicht funktioniert, müssen Sie die Sicherheitseinstellungen im Acrobat Reader abändern. Gehen Sie über das Feld »Bearbeiten« und wählen Sie im Dropdown-Menü »Voreinstellungen« aus. Im sich nun öffnenen Fenster wählen Sie »Sicherheit (erweitert)« aus und entfernen auf der rechten Seite des Fensters den Haken in dem Feld »Erweiterte Sicherheit aktivieren«. Klicken Sie auf ok und führen Sie den Verbindungstest erneut durch.

Wie füge ich nachträglich weitere Partnerorganisationen in das Formular ein?

Wenn Sie Ihre Partnerliste ändern möchten, müssen Sie das Antragsformular aktualisieren. Dazu melden Sie sich zunächst mit Ihren Benutzerdaten im Teilnehmerportal an. 

Danach öffnen Sie die e-Form-Seite der EACEA in einem neuen Fenster in Ihrem Internetbrowser. Klicken Sie auf dieser Seite unten links das Feld »Revise list of participating organisations and update application for funding« an.

Laden Sie im nächsten Schritt das bereits bestehende Antragsformular von Ihrem Rechner hoch: Klicken Sie dazu auf das Feld »Browse«. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Zugriff auf Ihre lokale Festplatte haben. Wählen Sie das dort abgespeicherte Antragsformular aus und klicken Sie auf »Öffnen«. Nun wird die Datei in dem Textfeld neben der Funktion »Browse« angezeigt.

Laden Sie jetzt das Dokument durch einen Klick auf das Feld »Upload« hoch und klicken Sie auf das nun erscheinende Feld »Next step«, um fortzufahren.
In einer Tabelle werden nun alle bislang beteiligten Partner angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, durch die Eingabe weiterer Teilnehmernummern (PIC) neue Partner hinzuzufügen. Möchten Sie einen Partner und dessen Angaben aus dem Antragsformular entfernen, setzen Sie in das leere Kästchen rechts in der Zeile des entsprechenden Partners ein Häkchen und klicken anschließend auf das Feld »Remove checked organisation(s)«. Wurden alle Änderungen durchgeführt, klicken Sie auf das Feld »Create revised application form«.

Im Folgenden erscheint eine Hinweismeldung, in der Sie aufgefordert werden, Ihr neu generiertes Formular abzuspeichern. Nach dem Abspeichern können Sie in dem neuen Formular arbeiten.

Wie ist das Antragsformular strukturiert?

Teil A und B
Hier machen Sie Angaben zum Antragsteller und den Partnern:

  •  Adressdaten
  • Ansprechpartner
  • Rechtsstatus
  • Ziele der Einrichtung oder Organisation sowie deren Rolle im Projekt
  • Angaben zu bereits erhaltenen EU-Zuschüssen

Teil C
Hier machen Sie formale Angaben zum Projekt:

  • Projektstart und -ende
  • Veranstaltungsorte
  • Angaben zur Anzahl, Altersstruktur und zum Geschlechterverhältnis der Teilnehmer/innen
  • Beschreibung der Projektziele
  • Angaben zur Errechnung des Zuschusses

Teil D
Hier machen Sie Angaben zur technischen Leistungsfähigkeit von Antragsteller und Partner.

Teil E
Hier machen Sie Angaben zur inhaltlichen Projektkonzeption:

  • Vereinbarkeit Ihres Vorhabens mit den Zielen und Schwerpunktthemen des Programms
  • Arbeitsprogramm
  • Verbreitungsstrategie von Projektinformationen und -ergebnissen
  • kurz- und längerfristige Auswirkungen des Vorhabens

Teil F
Übersicht über die einzelnen geplanten Aktivitäten

Was ist mit »Anzahl der Länder« im Feld C.5. gemeint?

Die Berechnung des Zuschusses für Geschichtsprojekte (Förderbereich 1), Vernetzungsprojekte (Förderbereich 2.2) und Projekte der Zivilgesellschaft (Förderbereich 2.3) erfolgt auf der Grundlage von Pauschalsätzen, die von der Anzahl der Länder und der Anzahl der Teilnehmer abhängig sind. Die »Anzahl der Länder« bezieht sich auf die Länder, aus der die förderfähigen Teilnehmer/innen an der jeweiligen Veranstaltung kommen.

Beispielberechnung:
Wenn Sie eine Veranstaltung mit 53 Teilnehmer/innen aus vier am Programm teilnehmenden Ländern planen, wählen Sie im Feld »Anzahl der Länder« die Tranche 4-6 und bei der »Anzahl der Teilnehmer« die Tranche 51-75 aus. Der errechnete Zuschuss für die Veranstaltung beträgt 17.500 Euro.
Es ist nicht zwingend notwendig, dass die Teilnehmenden aus den Ländern stammen, in denen Antragsteller und Partner ihren Sitz haben. Sofern die Teilnehmer/innen aus am Programm beteiligten Ländern stammen, können sie für die Berechnung des Zuschusses berücksichtigt werden.

Warum ist das Feld D.1 »Erfahrungen der Projektorganisatoren auf dem Gebiet« bereits mit der Angabe »N/A« vorausgefüllt?

Die technische Leistungsfähigkeit wird nur bei Antragstellern abgefragt, die einen Zuschuss von mehr als 60.000 Euro beantragen. Bei Antragstellern, die eine geringere Summe beantragen, wird das Feld automatisch mit »N/A« vorausgefüllt.

Ist ein separater Budgetplan einzureichen?

Nein, in das Antragsformular ist in der Rubrik C.5 »Haushaltsplan« bereits ein Budgetplan integriert. Ein separater Haushaltsplan ist nicht einzureichen.

Was sind »indirekt erreichte Personen«?

Die Europäische Kommission erwartet von Projektträgern, dass sie über den direkt an den Aktivitäten beteiligten Personenkreis hinaus möglichst viele Menschen über das Vorhaben und dessen Ergebnisse informieren. Bei den Personen, die z.B. über Newsletter, Internetseiten, Zeitungsberichte oder öffentliche Veranstaltungen von dem Projekt erfahren, handelt es sich also um »indirekt erreichte Personen«.

Wer hilft bei technischen Problemen?

Der User Guide erläutert detailliert, wie das elektronische Antragsformular (e-Form) erstellt, ausgefüllt und übermittelt wird. Auf der e-Form-Seite der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) werden in der Rubrik Known Issues, die relativ weit unten im linken Bereich der Seite zu finden ist, zudem eine Reihe von bekannten technischen Schwierigkeiten dargestellt und Lösungen aufgezeigt. Wenn Sie technische Probleme haben, die sich weder durch die Erläuterungen im User Guide noch durch die Rubrik "Known Issues" beheben lassen, konsultieren Sie das Helpdesk der EACEA, dessen Kontaktdaten Sie ebenfalls im unteren Bereich der Internetseite finden.

Gibt es den User Guide auf Deutsch?

Das Dokument gibt es nur in englischer Sprache, aber die darin beschriebenen Vorgänge werden zusätzlich mit Bildern dargestellt, die zum Verständnis beitragen. Auch der digitale Übermittlungsprozess ist schrittweise beschrieben. Wir empfehlen Ihnen, sich vor dem Ausfüllen des eFormulars den User Guide anzuschauen. Es handelt sich hierbei um eine Art »technische Gebrauchsanweisung« mit Hintergrundinformationen und wichtigen Hinweisen zum Antragsformular.       

Gibt es Vorgaben für die Höchstsätze von Personalkosten, Honorare, Hotelkosten etc.?

Für Honorare und Personalkosten gelten marktübliche Preise. Die EU macht hier keine Vorgaben. Für die Abrechnung von Reisekosten (Fahrt, Übernachtung, Tagegelder) gilt das Bundesreisekostengesetz.


Häufige Fragen zum Auswahlverfahren

Nach welchen Kriterien werden eingereichte Anträge bewertet?

Eingereichte Projektanträge werden anhand von vier Arten von Kriterien bewertet: Förder-, Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien. Sie werden im Einzelnen im Programmleitfaden auf den Seiten 13 bis 18 beschrieben:

Förderkriterien

Die EACEA überprüft die Art des Antragstelles sowie der Partner, die Anzahl der Partner, den vorgesehenen Förderzeitraum, die geplante Projektdauer etc.

Ausschlusskriterien

Bestimmte Situationen können zum Ausschluss aus dem Auswahlverfahren führen. Zum Beispiel, wenn sich der Antragstellende in einem Konkurs- oder Strafverfahren befindet oder im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit nachweislich schwere Verfehlungen begangen hat.

Auswahlkriterien

Antragstellende müssen über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügen, um ihre Tätigkeit während der gesamten Projektlaufzeit aufrechtzuerhalten (finanzielle Leistungsfähigkeit). Außerdem müssen sie die zur Umsetzung des Vorhabens notwendige Kompetenz und Motivation nachweisen (operative Leistungsfähigkeit).

Vergabekriterien

Erfüllt ein Projektvorschlag die obengenannten Förder- und Auswahlkriterien gilt er als förderfähig. Die Qualität eines förderfähigen Antrags bewerten externe Evaluatoren anhand der folgenden Vergabekriterien (Gewährungskriterien):
•    Übereinstimmung mit den Zielen des Programms und des Programmbereichs (30% der Gesamtbewertung)
•    Qualität des Arbeitsplans für das Projekt (35% der Gesamtbewertung)
•    Verbreitung (15% der Gesamtbewertung)
•    Wirkung und Bürgerbeteiligung (20% der Gesamtbewertung)

Den förderfähigen Projektvorschlägen mit den höchsten Punktezahlen wird ein Zuschuss gewährt.
Neben den genannten Kriterien hat die Europäische Union für das Programm »Europa für Bürgerinnen und Bürger« eine Reihe von Merkmalen festgelegt. Vorhaben, die diese Merkmale aufweisen, haben eine höhere Chance auf EU-Förderung.

Wann erfahre ich die Auswahlergebnisse?

Die Antragsteller werden in der Regel im Laufe des vierten Monats nach Ablauf der Antragsfrist über das Auswahlergebnis informiert. Die Listen mit dem ausgewählten Projekten werden zunächst auf der Internetseite der EACEA veröffentlicht. Danach erhalten erfolgreiche Antragsteller per Post eine Zuschussentscheidung. Antragsteller, deren Anträge nicht ausgewählt wurden, werden schriftlich mit einer kurzen Begründung über die Ablehnung in Kenntnis gesetzt.


Häufige Fragen zur Projektdurchführung

Wie kann ich meine finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen?

Generell wird die finanzielle Leistungsfähigkeit mit der ehrenwörtlichen Erklärung, in der man unterschreibt, dass man über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügt, abgegeben. Wenn die finanzielle Leistungsfähigkeit vorliegt, kann auf Projekte zum europäischen Geschichtsbewusstsein, bei Städtevernetzungen und bei Projekten der Zivilgesellschaft eine Vorauszahlung in Höhe von zurzeit 45 Prozent der bewilligten Gesamtsumme ausgezahlt werden. Bei Finanzhilfen über 60.000 Euro kann die EACEA zur Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit weitere Unterlagen, wie offizielle Abschlüsse (einschließlich Bilanz-, Gewinn- und Verlustrechnung) des vergangenen Geschäftsjahres zum Nachweis anfordern. Erst bei Vorliegen eines solchen Nachweises wird eine Vorauszahlung ausgezahlt. Wenn die finanzielle Leistungsfähigkeit nicht eindeutig dargelegt werden kann, kann die EACEA vor Auszahlung einer Vorauszahlung eine Bankgarantie in Höhe der Vorauszahlung verlangen. Die Bank müsste also bestätigen, dass sie bei Nichterfüllung des Projektes für die bereits gezahlten Gelder aufkommt und diese an die EACEA zurückzahlt. Eine solche Sicherheitsleistung kann auch durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft aller beteiligten Partner geleistet werden. D.h., dass alle Partner bestätigen müssen, für die entstandenen Kosten aufzukommen und im Falle einer Rückforderung des Geldes den gesamten Betrag an die EACEA zurückzuerstatten. Wenn keine dieser Optionen für das Partnerkonsortium in Frage kommt, kann das Projekt in der Regel ohne Zahlung einer Vorauszahlung durchgeführt werden. Der bewilligte Zuschuss würde dann erst nach erfolgreichem Abschluss des Projektes ausgezahlt.

Wo finde ich das Programmlogo?

Das Logo (mit Text) finden Sie auf der Internetseite der EACEA in 24 EU-Amtssprachen, wenn Sie auf »Europe for Citizens« klicken.

Sie sind verpflichtet in jeder Veröffentlichung oder in Verbindung mit Maßnahmen, für die die Finanzhilfe verwendet wird, auf den Beitrag der Europäischen Union hinzuweisen. Hierfür sollten Sie folgende Formulierung verwenden: »Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung (Mitteilung) trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben.«

Muss ich die EACEA über Änderungen im Projektablauf informieren?

Alle Änderungen in der Projektplanung sollten Sie der EACEA schriftlich (per E-Mail) mitteilen, z.B. zeitliche Verschiebungen. In der Regel stellen diese Änderungen kein Problem dar. Bei Veränderungen, die Auswirkungen auf das Budget oder die Qualität des Projektes haben können, wie z.B. weniger Teilnehmer/innen als ursprünglich angegeben oder die Änderung im Konzept einer Ihrer Veranstaltungen, müssen Sie auf jeden Fall eine Genehmigung der EACEA einholen, denn möglicherweise stellt dies den Zuschuss in Frage. Es gibt verschiedene Kontaktadressen für die einzelnen Förderbereiche:

Förderbereich 1: Europ. Geschichtsbewusstsein: eacea-c1-remembrance@ec.europa.eu
Förderbereich 2: Bürgerbegegnungen/Vernetzungen: eacea-c1@ec.europa.eu
Förderbereich 2: Zivilgesellschaftliche Projekte: eacea-c1-civilsociety@ec.europa.eu
Betriebskostenzuschüsse (beide Maßnahmen): eacea-c1-operatinggrants@ec.europa.eu

Die EACEA darf Informationen zum Projekt nur an den LEAR weitergeben, bitte achten Sie also darauf, dass sich der von Ihnen benannte LEAR mit der EACEA in Verbindung setzt oder die für das Projekt benannte Kontaktperson (mit dem LEAR in cc). Bitte geben Sie bei jeder Korrespondenz Ihre Projektnummer an.

Ein Partner ist abgesprungen. Wie gehe ich vor?

Ebenso wie bei inhaltlichen Änderungen im Projektverlauf, müssen Sie Ihren Vertragspartner, die EACEA, direkt über das (mögliche) Ausscheiden eines Partners informieren und versuchen, gemeinsam eine Lösung zu finden. Wenden Sie sich bitte an die oben unter »Muss ich die EACEA über Änderungen im Projektverlauf informieren?« genannten Kontaktadressen und achten Sie auch hier darauf, dass sich der LEAR bzw. die Kontaktperson für das Projekt unter Angabe der Projektnummer mit der EACEA in Verbindung setzt.

Wo finde ich den Abschlussbericht?

Für Projekte, die ab dem Jahr 2013 bewilligt wurden, muss ein elektronischer Abschussbericht (E-Abschlussbericht/eReport) an die EACEA übermittelt werden. Die Vorlage dazu wurde bisher per E-Mail verschickt und wird seit 2015 im Teilnehmerportal hinterlegt. Um den Abschlussbericht bearbeiten zu können, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Teilnehmerportal über das Login-Feld rechts oben anmelden. Sollten Sie gefragt werden, was für eine Institution Sie sind, wählen Sie bitte »Extern« bzw. »External« aus. Unter der Rubrik »Projects« wählen Sie »My Project(s)« aus und erhalten danach über das Feld »MP« (Manage Projects) Zugriff auf den Bericht. Wählen Sie dafür die Zeile »Final Report« aus und klicken Sie auf das Feld »Edit«.
Die Links bzw. weitere obligatorische Dokumentvorlagen zu den Formularen bis 2014 finden Sie hier:

Abschlussbericht 2012

Abschlussbericht 2013

Abschlussbericht 2014 

Hilfestellung zum Ausfüllen des eReports finden Sie im User Guide.

Wie kann ich den Abschlussbericht erstellen/bearbeiten?

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Teilnehmerportal an und wählen unter der Rubrik »Projects« die Option »My Project(s)« aus und erhalten danach über das Feld »MP« (Manage Projects) Zugriff auf den Bericht. Wählen Sie dafür die Zeile »Final Report« aus und klicken Sie auf das rechts in der Zeile erscheinende Wort »Edit«. Mit einem Klick auf dieses Feld können Sie mit der Bearbeitung starten. Es erscheinen mehrere Registerkarten, u.a. »General«, »Project Description«, »Attached Documents«. Mit Klick auf die jeweilige Registerkarte können Sie zu der entsprechenden Rubrik springen. Einige der Felder sind mit Ihren Vertrags- und Kontaktdaten bereits vorausgefüllt. Gehen Sie die einzelnen Rubriken Schritt für Schritt durch und ergänzen Sie die obligatorischen Felder. Das Formular für den Abschlussbericht besteht aus zwei Arten von Feldern:

  • Pflichtfelder: Diese sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet, ohne das Ausfüllen dieser Felder kann der Bericht nicht verschickt werden
  • optionale Felder: Diese können, müssen aber nicht ausgefüllt werden.

Am unteren Ende der Seite finden Sie die Felder »Save« und »Cancel«, über die Sie die eingegebenen Änderungen speichern oder verwerfen können. Wenn Sie die Registerkarte wechseln, speichert das Formular die Änderungen automatisch, beim Schließen des Browsers hingegen nicht. Denken Sie also daran, regelmäßig Ihr Formular zwischenzuspeichern. Wenn Sie Auf das letzte Feld »Submission« klicken werden Ihnen entweder noch Fehlermeldungen angezeigt, wenn Sie obligatorische Felder vergessen haben auszufüllen. Wenn Sie alles ausgefüllt haben, erscheint ein Feld in dem Sie die Sprache auswählen müssen, die Sie zum Ausfüllen des Formulars verwendet haben. Danach können Sie über das Feld »Submit report« den Bericht abschicken. Über das Feld »Report«, das links unten auf jeder Seite steht, können Sie sich den Report als pdf anzeigen lassen und ihn in diesem Format auch auf Ihrem Computer abspeichern.

Ich kann den Abschlussbericht nicht ausfüllen

Wenn Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Teilnehmerportal angemeldet haben und unter der Rubrik »My Project(s)« über das Feld »MP« (Manage Projects) den Final Report anklicken möchten, dies aber nicht möglich ist, kann das verschiedene Gründe haben. Wenn hinter dem Final Report nur das Wort »View« und nicht das Wort »Edit« steht, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wurde der Abschlussbericht bereits eingereicht oder Sie haben keine Berechtigung, den Bericht auszufüllen. Dies kann sein, wenn Sie nicht der LEAR bzw. der Projektverantwortliche sind. Weiter Informationen zu den Berechtigten sowie zum Ausfüllen des eReports finden Sie im User Guide.
Wenn Sie technische Schwierigkeiten haben, die nicht im User Guide behandelt und erläutert werden, können Sie sich an das EACEA Helpdesk wenden. Dieses erreichen Sie unter der Rufnummer 0032 229 90705 oder der E-Mailadresse eacea-helpdesk@ec.europa.eu. Wenn Sie sich an das Helpdesk wenden halten Sie bitte Ihre Telefonnummer sowie E-Mailadresse bereit, die Referenznummer Ihres Projektes, Ihre im Participant Portal festgelegte Rolle im Projekt (z.B. Projektkoordinator), Datum und Zeit, zu der das Problem auftauchte, nach Möglichkeit Screenshots bzw. Beschreibung einer Fehlermeldung, die Version Ihres Internetbrowsers sowie das von Ihnen genutzte Betriebssystem. So können Ihre Ansprechpartner in Brüssel schnellstmöglich nach einer Lösung des Problems suchen.

Was ist ein Audit?

Bis zu drei bzw. fünf Jahre nach Abschluss eines Projekts kann es zu einer Überprüfung des Projektmanagements durch einen externen Prüfer kommen. Dieser wird von der EACEA damit beauftragt zu kontrollieren, ob alle Anforderungen und Richtlinien der Projektförderung erfüllt wurden. Die EACEA hat einen Leitfaden für Projektträger erstellt, der die Grundlagen eines guten Finanzmanagements erläutert und dazu beitragen soll, Fehler zu vermeiden, die zu einer Reduzierung des Zuschusses führen können.

Weitere Informationen