Funding & Tender Opportunities Portal

Das »Funding & Tender Opportunities Portal« bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle Interaktionen der am Programm „Europa für Bürgerinnen und Bürger“ teilnehmenden Organisation.


Rollen und Zugangsrechte im Funding & Tender Portal

Das Funding & Tender Opportunities Portal unterscheidet zwischen Organisationsmitgliedern (handeln im Namen der Organisation) und Projektmitgliedern (Mitglieder einer Organisation, die
an einem Projekt teilnehmen).

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PIC-Validierung

Nach Einreichung Ihres Antrags wird Ihre Organisation bzw. der PIC Ihrer Organisation im Rahmen eines Validierungs-Prozesses überprüft.

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LEAR-Ernennung

Der/die LEAR (Legal Entity Appointed Representative) vertritt unabhängig von einzelnen Projekten Ihre Organisation.

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Programmleitfaden informiert über Wesentliches

Der Programmleitfaden ist das zentrale Dokument, in dem die Ziele, die Teilnahmevoraussetzungen, die Gewährungskriterien sowie die Fördermodalitäten aller Förderbereiche des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« erläutert werden. Er kann über die Internetseite der EACEA heruntergeladen werden.


Antragsverfahren und Validierung

Die Antragstellung und Validierung erfolgt in 6 Schritten:

Schritt 1: EU-Login-Account anlegen
Schritt 2: Teilnehmernummer (PIC) abholen
Schritt 3: Hochladen der Formulare »Rechtsträger« und »Finanzangaben« in das Funding and Tender Portal
Schritt 4: Erstellen des Antragsformulars
Schritt 5: Unterlagen für die PIC-Validierung bereitstellen
Schritt 6: LEAR benennen

Die aktuellen Ausschreibungen für die einzelnen Fördermaßnahmen des Programms »Europa für Bürgerinnen und Bürger« (2014–2020) finden Sie auf der Internetseite der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA). Bei der Antragstellung handelt es sich um ein Online-Verfahren, d.h. der Antragsteller erstellt zunächst online das auf ihn zugeschnittene Antragsformular (interaktives PDF-Dokument), lädt es auf einen lokalen Rechner herunter und bearbeitet es dort. Anschließend übermittelt er es über eine integrierte Senden-Funktion in dem Formular auf digitalem Wege an die EACEA.

Perspektivisch (bis Ende 2020) werden alle Schritte der Antragstellung und Projektabwicklung über das Funding & Tender Opportunities Portal verwaltet: Von der Information über offene Aufrufe (Veröffentlichung des Leitfadens), Einreichung des Antrags bis hin zur Erstellung und Versendung des Abschlussberichts. Alle Rechtsdokumente, Leitfäden und Arbeitsprogramme sollen künftig dort abgerufen werden können.

Registrierung

Um einen Antrag bei der EU stellen zu können, müssen sich alle am Projekt beteiligten Organisationen registrieren, sowohl der Antragsteller als auch die Partner.

Schritt 1: EU-Login-Account anlegen
EU-Login (ehemals ECAS: European Commission Authentication Service) ist ein Authentifizierungssystem der Europäischen Kommission. Sie müssen für Ihre Organisation einen EU-Login-Account anlegen. Zum EU-Login gelangen Sie über das Funding & Tender Opportunities Portal indem Sie oben rechts auf das blaue Feld »Register« klicken.  Wenn Sie aufgefordert werden auszuwählen, welcher Institution Sie angehören, wählen Sie bitte »Extern« aus. Dann geben Sie einen Benutzernamen, Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse an und erhalten einen Link, mit dem Sie ein Passwort generieren können - dieser ist ab Erhalt nur etwa eineinhalb Stunden gültig. Bitte stellen Sie deshalb sicher, dass Sie auf die bei der Registrierung angegebene E-Mailadresse unmittelbar zugreifen können. Erst mit dem Benutzernamen und dem selbst erstellten Passwort (EU-Login Daten) haben Sie vollen Zugang zum Funding & Tender Opportunities Portal, in dem Sie sich registrieren müssen, um einen PIC zu erhalten (siehe Schritt 2).

Schritt 2: Teilnehmernummer (PIC) abholen
Melden Sie sich mit Ihren EU-Login-Daten im Funding & Tender Opportunities Portal an, klicken Sie auf »How to participate« und dann auf »Participant register« folgen Sie den Anweisungen im so genannten »Registration Wizard«. Nun müssen Sie alle erforderlichen Daten zu Ihrer Organisation/Gemeinde eingeben, um Ihren PIC (Participant Identification Code) zu erhalten.

Bitte beachten Sie: Einrichtungen, die bereits einen solchen PIC haben, können diesen über eine Suchfunktion »Search a PIC« finden.

Wenn Sie den Registrierungsprozess unterbrechen oder ihn abschließen, klicken Sie bitte auf das Feld »Save«, das auch mit einem Diskettensymbol versehen ist, damit Ihre eingegebenen Daten gespeichert werden. Nach Abschluss der Eintragungen wird Ihnen Ihr PIC angezeigt. Sie müssen die Registrierung nicht in einer Sitzung abschließen. Auf Ihren Registrierungsentwurf können Sie, nachdem Sie ihn gespeichert haben, unter »Manage my area« und »My Organsiation« zugreifen und ihn unter »Continue Registration« abschließen.

Als Antragsteller müssen Sie darüber hinaus Schritt 3 und Schritt 4 ausführen.

Schritt 3: Hochladen der Formulare »Rechtsträger« und »Finanzangaben« in das Funding and Tender Portal

Auf der Website der EU Kommission finden Sie die beiden Dokumente »Rechtsträger« und »Finanzangaben« in allen 24 Amts- und Arbeitssprachen der EU. Diese müssen Sie herunterladen, ausfüllen und auf Ihrem Rechner speichern.

Melden Sie sich über das Login-Feld mit Ihren Benutzerdaten im Funding & Tender Opportunities Portal an, klicken unter »Manage my area« auf »My Organsiation« und dann auf »Actions«. Gehen Sie anschließens auf »Modify Organisation«. Im nun neu geöffneten Fenster gelangen Sie zum «Participant register«.

Über den Kartenreiter »documents«, den Sie in der linken Spalte finden, oder indem Sie bis zur Rubrik »documents« herunterscrollen, zu der Stelle, an der Sie die Formulare hochladen können. Klicken Sie auf das blaue Feld »Add document« und wählen Sie das entsprechende Dokument sowie die dazugehörige Beschreibung aus. Klicken Sie nach dem Hochladen bitte das Feld »Submit for processing« an, damit Ihre Daten übertragen werden. Im Anschluss an den Sendeprozess werden Ihnen neben dem Dokument das Datum sowie der Hinweise »Sent« angezeigt.

Schritt 4: Erstellen des Antragsformulars
Das Erstellen des Antragsformulars ist unabhängig von den Dokumenten im Teilnehmerportal. Es kann auch generiert und bearbeitet werden, wenn die Formulare »Rechtsträger« und »Finanzangaben« noch nicht hochgeladen wurden.

Antragsformular

Auf der eForm-Seite der EACEA erstellen Sie Ihr Antragsformular. Klicken Sie dafür auf »Create new application for funding«, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und wählen dann das Programm »Europe for Citizens« aus dem Dropdown-Menü aus. Mit einem Klick auf »Search« öffnet sich eine Liste mit den Fördermaßnahmen. Für jede Fördermaßnahme gilt ein anderes Formular. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Maßnahme markieren, in der Sie den Antrag stellen wollen. Nach der Auswahl der für Sie relevanten Fördermaßnahme wählen Sie die Sprache aus, in der das Formular erstellt werden soll, geben Ihre PIC und die Ihres/r Partner/s ein, wählen die antragstellende Organisation aus und erstellen über das Feld »Create application eForm« Ihr persönliches Antragsformular. Das generierte Antragsformular speichern Sie vor dem Bearbeiten lokal auf Ihrem Computer ab. Die Erstellung des Antragsformulars ist spätestens sechs Wochen vor der jeweiligen Einreichfrist möglich. Zum Versand des Formulars müssen Sie sich nicht erneut im Teilnehmerportal anmelden. Im Formular ist eine Senden-Funktion integriert, die aktiviert wird, wenn das Formular vollständig ausgefüllt und der Verbindungstest erfolgreich abgeschlossen wurde. Das Feld »Formular absenden« wird dann grün und der Sendeprozess mit einem Klick auf dieses Feld angestoßen.

Wichtige Hinweise zur Antragstellung sowie unsere Handreichung »Das Registrierungsverfahren - Stolpern Sie nicht!«  finden Sie unter der Rubrik Häufige Fragen.

Die EACEA stellt auf ihrer Homepage Musteranträge für die Förderbereiche 2.1 (Bürgerbegegnung) und 2.2 (Vernetzung von Partnerstädten) bereit. Antragsteller der Förderbereiche 1 (Geschichtsbewusstsein) und 2.3 (Zivilgesellschaftliche Projekte) können sich an den Antrag des Förderbeichs 2.2 halten.

Bitte beachten Sie, dass die antragstellende Kommune, Einrichtung bzw. Organisation der EACEA zusätzlich zum Antragsformular weitere Dokumente zur Verfügung stellen bzw. einreichen muss. Die Vorlagen für diese Dokumente finden Sie auf der Internetseite der EACEA unter der für Sie relevanten Fördermaßnahme:

  • Ehrenwörtliche Erklärung (declaration on honour): Dieses Dokument muss eingereicht werden, da im Antragsformular kein Feld für eine Unterschrift vorgesehen ist. Die ehrenwörtliche Erklärung, die Sie unter der für Sie relevanten Fördermaßnahme finden, müssen Sie an Ihrem Rechner ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben (Rechtsvertreter) und einscannen; dann in das eForm integrieren.
  • Rechtsträgerformular: Hier machen Sie Angaben zum Rechtsstatus der Einrichtung, die Sie vertreten. Das ausgefüllte Formular muss vor Einreichung des eForms in das Teilnehmer-Portal hochgeladen werden (siehe Schritt 3).
  • Finanzangabenformular: Hier geben Sie die Kontodaten der antragstellenden Kommune, Einrichtung bzw. Organisation an. Das ausgefüllte Formular muss vor Einreichung des eForms in das Teilnehmer-Portal hochgeladen werden (siehe Schritt 3).

Schritt 5: Unterlagen für die PIC-Validierung bereitstellen

Nach Einreichung Ihres Antrags wird Ihre Organisation bzw. der PIC Ihrer Organisation im Rahmen eines Validierungs-Prozesses vom Validierungs-Service der EU-Kommission im Hinblick auf finanzielle Fragen und in Bezug auf den rechtlichen Status überprüft. Weitere Informationen finden Sie im Artikel »PIC-Validierung«.

Schritt 6: LEAR benennen

Der/die LEAR (Legal Entity Appointed Representative) vertritt unabhängig von einzelnen Projekten Ihre Organisation. Die Ernennung eines/einer LEAR erfolgt nach der Antragstellung und ist Voraussetzung für die Teilnahme am Programm Europa für Bürgerinnen und Bürger. Weitere Hinweise zur Benennung des LEAR finden Sie im Artikel »Ernennung des/der LEAR«.



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